INFORMATION TILL EVENEMANGSANORDNARE
Varje evenemang har anteckningar som hålls uppdaterade av de tidigare arrangörsgrupperna. Kontakta wpsateam@gmail.com för att få tag på eventuella överlämningsanteckningar.
KOSTNADER
Om du behöver köpa tillbehör för ditt evenemang kan du kräva tillbaka pengarna från WPSA. Se till att du har dina kvitton och se till att de inskickade kvittonen bara gäller de varor du har köpt för evenemanget, inte ditt veckoinköpskvitto med olika föremål understrukna - detta gör det mycket svårare för kassören att hålla ett tydligt pappersspår. Om du har anmält dig som frivillig nyligen och behöver kräva tillbaka utgifter vänligen maila wpsatreasuryteam@gmail.com (kom ihåg att spara dina kvitton!).
GAMMAL HÄNDELSE
För att säkerställa att varje efterföljande event som vi kör är så lätt att planera som möjligt skulle det verkligen hjälpa om du kunde ta dig tid att göra en kort skrivning up och återgå till WPSA_cc781905-5cde-3194-bb3b -136bad5cf58d_ to wpsateam@gmail.com. Detta kommer att göra det möjligt för oss att fånga alla detaljer om vad som gick in i evenemangsplaneringen och gör hela processen mer effektiv. Include whatten gick bra, vad gjorde inte osv vad du kan göra annorlunda.
Flyter
FLYTAR
De flesta (om inte alla) evenemang kräver en float. Detaljer om float för ditt evenemang kommer att finnas bland all information från tidigare års arrangörer._cc781905-5cde-3194-bb3b-1586d_bb3b-1586d_ Floats bör begäras minst 2 veckor i förväg. De lämnas i skolans kassaskåp på kontoret dagen för ditt evenemang. Please don'td glömmer att hämta flottören innan skolkontoret stänger. Float bör begäras från kassören (kontakta Hugo eller Maria via wpsatreasuryteam@gmail.com).
WPSA skåp
WPSA SKÅP
WPSA-skåpet finns på baksidan av hallen och innehåller olika föremål som behövs för evenemang. Det innehåller lagerförnödenheter som vanligtvis blivit över från tidigare evenemang, föremål kan eller kanske inte inkluderar: koppar, väskor, te /kaffe/disktillbehör, vin, godis, vatten, ölchips. Om du planerar ett evenemang och har bestämt dig för vad du behöver köpa bör du kolla i skåpet först för att se vad som finns där. Du kan spara några inledande utgifter. Vänligen lämna skåpet städat och se till att alla matvaror förvaras i behållare med säkra lock vill ha några besökare i skåpet.
VAD HÄNDER MED ÖVERST LAGER?
Om du fortfarande har lager över från ett evenemang finns det några saker du kan göra. Du kan antingen returnera lagret (om du köper vin på rea eller returnerar till exempel)._cc781905-5cde- 3194-bb3b-136bad5cf58d_ Du kan lägga lagret i WPSA-skåpet där det kan användas till nästa evenemang om de behöver det. Eller om du inte vill att överskottslager ska påverka ditt evenemangs du kan försöka sälja den vidare till arrangörerna av nästa evenemang.
Det finns alltid lagerrester i skåpet så kolla gärna innan du handlar till ditt evenemang. Försök att använda det som finns där annars riskerar det att gå till spillo (till exempel chips går ur tiden) så snälla gå dit först. Att hänvisa tillbaka till tidigare försäljningar som gjorts vid evenemanget hjälper dig också att köpa rätt mängd.
RISKBEDÖMNING, HÄLSA & SÄKERHET och BAR-LICENS
Alla evenemang kräver a riskbedömning ska slutföras i förväg och kommer att behöva en hälso- och säkerhetsvolontär på natten. Om du driver en bar är du vanligtvis) (vilket du vanligtvis behöver ansöka om) ett tillfälligt evenemangstillstånd från rådet för att täcka dig för evenemanget att sälja alkohol. Länken till formuläret kommer snart.
BOKNING AV HALLEN
Om ditt evenemang är i skolans område måste du se till att hallen (plus eventuella andra klassrum som krävs) är bokade. Du måste också säkra vaktmästarens tid att öppna upp/låsa in skolan för evenemanget. Se skolans kontor för att ordna detta.