INFORMAZIONI PER GLI ORGANIZZATORI DI EVENTI
Ogni evento ha note che vengono aggiornate dai precedenti gruppi organizzatori. Contatta wpsateam@gmail.com per ottenere eventuali note di consegna.
SPESE
Se hai bisogno di acquistare forniture per il tuo evento, puoi richiedere il rimborso al WPSA. Assicurati di avere le ricevute e assicurati che le ricevute inviate siano solo per gli articoli per i quali hai acquistato l'evento, non la ricevuta della spesa settimanale con vari articoli sottolineati: questo rende molto più difficile per il tesoriere mantenere una chiara traccia cartacea. Se ti sei offerto volontario di recente e hai bisogno di richiedere il rimborso delle spese, invia un'e-mail a wpsatreasuryteam@gmail.com (ricorda di conservare le ricevute per favore!).
POST EVENTO
Per garantire che ogni evento successivo che organizziamo sia il più semplice possibile da pianificare, sarebbe davvero utile se potessi dedicare del tempo a completare una breve scrittura up e tornare al WPSA_cc781905-5cde-3194-bb3b -136bad5cf58d_ to wpsateam@gmail.com. Questo ci consentirà di acquisire tutti i dettagli di ciò che è andato nella pianificazione dell'evento e renderà l'intero processo più efficiente. Includi wcappello è andato bene, cosa no ecc. cosa potresti fare diversamente.
Galleggia
GALLEGGIANTI
La maggior parte (se non tutti) gli eventi richiederanno un carro. I dettagli del carro per il tuo evento saranno tra tutte le informazioni degli organizzatori degli anni precedenti. I carri devono essere richiesti con almeno 2 settimane di anticipo. Vengono lasciati nella cassaforte della scuola in ufficio il giorno dell'evento. Si prega di non farlo dimentica di ritirare il carro prima della chiusura dell'ufficio scolastico. I carri devono essere richiesti al tesoriere (contattare Hugo o Maria tramite wpsatreasuryteam@gmail.com).
Armadio WPSA
ARMADIO WPSA
L'armadio WPSA si trova in fondo alla sala e contiene vari oggetti necessari per gli eventi. Contiene scorte di magazzino solitamente avanzate da eventi precedenti, gli articoli possono includere o meno: tazze, bustine, tè /caffè/prodotti per lavare i piatti, vino, dolci, acqua, patatine alla birra. Se stai organizzando un evento e hai deciso cosa devi comprare, dovresti prima controllare nell'armadio per vedere cosa c'è lì. Potresti risparmiare un po' di spesa iniziale. Ti preghiamo di lasciare l'armadio in ordine e di assicurarti che tutti gli alimenti siano conservati in contenitori con coperchi sicuri, poiché non vuole nessun visitatore nell'armadio.
COSA SUCCEDE ALLE SCORTE AVANZATE?
Se hai ancora scorte rimanenti da un evento, ci sono alcune cose che puoi fare. Puoi restituire le scorte (se acquisti vino in saldo o restituire ad esempio)._cc781905-5cde- 3194-bb3b-136bad5cf58d_ Puoi mettere lo stock nell'armadio WPSA dove può essere utilizzato per il prossimo evento se ne hanno bisogno. O se non vuoi che lo stock in eccesso influisca sul profitto del tuo evento potresti provare a venderlo agli organizzatori del prossimo evento.
C'è sempre delle scorte rimanenti nell'armadio, quindi controlla prima di fare la spesa per il tuo evento. Prova a usare quello che c'è o rischia di essere sprecato (ad esempio patatine scadute) quindi per favore dirigiti prima lì. Fare riferimento alle precedenti vendite effettuate durante l'evento ti aiuterà anche ad acquistare la giusta quantità.
VALUTAZIONE DEI RISCHI, SALUTE E SICUREZZA e LICENZA BAR
Tutti gli eventi richiedono a valutazione del rischio da completare in anticipo e avrà bisogno di un volontario per la salute e la sicurezza durante la notte. Se gestisci un bar (cosa che di solito sei) devi fare domanda per una licenza temporanea per eventi da parte del comune per coprirti per l'evento per vendere alcolici. Il link al modulo sarà presto disponibile.
PRENOTA LA SALA
Se il tuo evento si svolge nei locali della scuola, devi assicurarti che la sala (più eventuali altre aule richieste) sia prenotata. Dovrai anche garantire il tempo del custode per aprire/chiudere la scuola per l'evento. Si prega di contattare l'ufficio della scuola per organizzarlo.