INFORMAÇÕES PARA OS ORGANIZADORES DO EVENTO
Cada evento tem notas que são mantidas atualizadas pelos grupos organizadores anteriores. Entre em contato com wpsateam@gmail.com para obter as notas de transferência.
DESPESAS
Se você precisar comprar suprimentos para o seu evento, pode solicitar a devolução do dinheiro da WPSA. Certifique-se de ter seus recibos e de que os recibos enviados são apenas para os itens que você comprou o evento, não o seu recibo de compras semanal com vários itens sublinhados - isso torna muito mais difícil para o tesoureiro manter uma trilha de papel clara. Se você se ofereceu recentemente e precisa reivindicar despesas, envie um e-mail para wpsatreasuryteam@gmail.com (lembre-se de guardar seus recibos, por favor!).
PÓS EVENTO
Para garantir que cada evento subsequente que executamos seja o mais fácil possível de planejar, seria realmente útil se você pudesse reservar um tempo para concluir uma breve redação up e retornar ao WPSA_cc781905-5cde-3194-bb3b -136bad5cf58d_ to wpsateam@gmail.com. Isso nos permitirá capturar todos os detalhes do que aconteceu no planejamento do evento e tornar todo o processo mais eficiente. Incluir wo que correu bem, o que não correu etc. o que pode fazer de diferente.
carros alegóricos
BLUGA
A maioria (se não todos) os eventos exigirá um carro alegórico. Os detalhes do carro alegórico para o seu evento estarão entre todas as informações dos organizadores dos anos anteriores. Os carros alegóricos devem ser solicitados com pelo menos 2 semanas de antecedência. Eles são deixados no cofre da escola no escritório no dia do seu evento. Por favor, não esqueça de pegar o carro alegórico antes do fechamento da secretaria da escola. Os carros alegóricos devem ser solicitados ao tesoureiro (contacte o Hugo ou a Maria via wpsatreasuryteam@gmail.com).
Armário WPSA
ARMÁRIO WPSA
O armário WPSA fica no fundo do salão e contém vários itens necessários para eventos. Contém suprimentos de estoque geralmente sobrando de eventos anteriores, os itens podem ou não incluir: xícaras, sacolas, chá /café/lavagem, vinho, doces, água, salgadinhos de cerveja. Se você está planejando um evento e decidiu o que precisa comprar, verifique primeiro o armário para ver o que há lá. Você pode economizar alguns gastos iniciais. Por favor, deixe o armário arrumado e certifique-se de que todos os alimentos sejam armazenados em recipientes com tampas seguras, pois não quer visitas no armário.
O QUE ACONTECE ÀS SOBRAS DE ESTOQUE?
Se você ainda tiver estoque sobrando de um evento, há algumas coisas que você pode fazer. Você pode devolver o estoque (se comprar vinho em promoção ou devolver, por exemplo)._cc781905-5cde- 3194-bb3b-136bad5cf58d_ Você pode colocar o estoque no armário WPSA onde pode ser usado para o próximo evento, se necessário. Ou se você não quiser que o estoque excedente afete o lucro do seu evento você pode tentar vendê-lo para os organizadores do próximo evento.
Sempre há sobras de estoque no armário, verifique antes de fazer suas compras para o seu evento. Tente usar o que está lá ou corre o risco de ser desperdiçado (por exemplo, batatas fritas fora do prazo). vá lá primeiro. Consultar as vendas anteriores feitas no evento também ajudará você a comprar a quantidade certa.
AVALIAÇÃO DE RISCO, SAÚDE E SEGURANÇA e LICENÇA DE BAR
Todos os eventos requerem a avaliação de risco deve ser preenchido com antecedência e precisará de um voluntário de saúde e segurança durante a noite. Se você estiver administrando um bar (o que geralmente é), você precisa se inscrever uma licença de evento temporária do conselho para cobri-lo para o evento de venda de álcool. O link para o formulário estará disponível em breve.
RESERVANDO O SALÃO
Se o seu evento for nas instalações da escola, você precisa garantir que o salão (além de quaisquer outras salas de aula necessárias) esteja reservado. Você também precisará garantir o tempo do zelador para abrir/trancar a escola para o evento. Consulte a secretaria da escola para providenciar isso.