INFORMATIONS POUR LES ORGANISATEURS D'ÉVÉNEMENTS
Chaque événement a des notes qui sont tenues à jour par les groupes organisateurs précédents. Contactez wpsateam@gmail.com pour obtenir des notes de transfert.
FRAIS
Si vous avez besoin d'acheter des fournitures pour votre événement, vous pouvez réclamer l'argent de la WPSA. Veuillez vous assurer que vous avez vos reçus et assurez-vous que les reçus soumis ne concernent que les articles pour lesquels vous avez acheté l'événement, pas votre reçu d'achat hebdomadaire avec divers articles soulignés - cela rend beaucoup plus difficile pour le trésorier de garder une trace écrite claire. Si vous vous êtes récemment porté volontaire et que vous avez besoin de réclamer des remboursements, veuillez envoyer un e-mail à wpsatreasuryteam@gmail.com (n'oubliez pas de conserver vos reçus s'il vous plaît !).
APRÈS L'OCCASSION
Pour vous assurer que chaque événement ultérieur que nous organisons est aussi facile à planifier que possible, il serait vraiment utile que vous preniez le temps de rédiger une courte description up et de revenir au WPSA_cc781905-5cde-3194-bb3b -136bad5cf58d_ à wpsateam@gmail.com. Cela nous permettra de capturer tous les détails de ce qui s'est passé dans la planification de l'événement et rend l'ensemble du processus plus efficace. Inclure wce qui s'est bien passé, ce qui n'a pas marché, etc. ce que vous pourriez faire différemment.
Flotteurs
FLOTTEURS
La plupart des événements (sinon tous) nécessiteront un char. Les détails du char de votre événement figureront parmi toutes les informations des organisateurs des années précédentes. Les flotteurs doivent être demandés au moins 2 semaines à l'avance. Ils sont laissés dans le coffre-fort de l'école au bureau le jour de votre événement. Merci de ne pas oublier de récupérer le char avant la fermeture du bureau de l'école. Les flotteurs doivent être demandés au trésorier (contacter Hugo ou Maria via wpsatreasuryteam@gmail.com).
Armoire WPSA
ARMOIRE WPSA
Le placard WPSA se trouve au fond de la salle et contient divers articles nécessaires aux événements. Il contient des fournitures de stock généralement laissées par les événements précédents, les articles peuvent ou non inclure : tasses, sachets, thé /café/produits vaisselle, vin, bonbons, eau, chips à la bière. Si vous planifiez un événement et que vous avez décidé ce que vous devez acheter, vous devez d'abord vérifier dans le placard pour voir ce qui est there. Vous pouvez économiser quelques dépenses initiales. Veuillez laisser le placard bien rangé et assurez-vous que tous les aliments sont stockés dans des récipients avec des couvercles sécurisés car nous ne le faisons pas. veux des visiteurs dans le placard.
QU'ARRIVE-T-IL AU STOCK RESTANT ?
S'il vous reste encore du stock d'un événement, vous pouvez faire certaines choses. Vous pouvez soit retourner le stock (si vous achetez du vin en solde ou en retour par exemple)._cc781905-5cde- 3194-bb3b-136bad5cf58d_ Vous pouvez mettre le stock dans l'armoire WPSA où il pourra être utilisé pour le prochain événement s'ils en ont besoin. Ou si vous ne voulez pas que le stock excédentaire affecte le profit de votre événement vous pourriez essayer de le revendre aux organisateurs du prochain événement.
Il reste toujours du stock dans le placard donc merci de vérifier avant de faire vos courses pour votre événement. allez-y en premier. Se référer aux ventes précédentes effectuées lors de l'événement vous aidera également à acheter le bon montant.
ÉVALUATION DES RISQUES, SANTÉ ET SÉCURITÉ et LICENCE DE BAR
Tous les événements nécessitent a l'évaluation des risques à remplir à l'avance et aura besoin d'un bénévole de santé et de sécurité la nuit. Si vous gérez un bar (ce que vous êtes habituellement), vous devez faire une demande pour une licence d'événement temporaire du conseil pour vous couvrir pour l'événement pour vendre de l'alcool. Le lien vers le formulaire sera bientôt disponible.
RÉSERVATION DE LA SALLE
Si votre événement se déroule dans les locaux de l'école, vous devez vous assurer que la salle (ainsi que toutes les autres salles de classe requises) est réservée. l'école pour l'événement. Veuillez consulter le bureau de l'école pour organiser cela.